10 outils pour rendre le télétravail efficace

    Par Nelly Bourhis, notre consultante Mampreneure Geek

    Nelly_Bourhis_Altitude

    Hello à toutes et tous,

    Cela fait déjà quelques années que je télé-travaille (mais avant c'était sans les enfants 🙂 ), du coup cela me semble important aujourd'hui de partager ma Toolbox de Consultante MampreneureGeek. Beaucoup des outils listés ont une version gratuite qui peut tout à fait suffire pour un usage solo ou petite équipe voire même en interactions avec vos clients. Et si ce n'est pas le cas, pour la période de confinement que nous vivons tous en ce moment, certain ont mis en place des offres spéciales "confinement".

    Vous les verrez à l'usage mais certains de ces outils sont encore mieux en plugant une extension Google Chrome d'où l'utilisation forcément d'une adresse Gmail ou Gsuite pour optimiser certains de ces outils.

    Mon témoignage dans l'émission "Ensemble c'est mieux" sur France3 Bourgogne du 21/09/2020

    Pour les webinaires, meeting en ligne oubliez Skype !

    Je vous assure, j'ai tenté ! Mais... si comme moi vous êtes un dinosaure de l'informatique, il est fort probable que votre interlocuteur vous cherche et tombe sur votre pseudo que avez créé à vos 15 ans #lilounette78... Et là, bien que j'ai bien tenté avec Microsoft de faire supprimer mes comptes, cela s'est avéré impossible et je devais dire à mon interlocuteur : "euh non pas celui là, celui avec la photo jaune"... Sans compter la qualité déplorable des vidéo-conférences... le réseau qui sature...#mauvaiseidée

    Je vous conseille par contre avec les yeux fermés :

    1. Zoom : Si vous souhaitez développer le travail à distance et garder le contact visuel avec vos clients/interlocuteurs, cet outil est parfait ! Vous donnez un lien de connexion à votre interlocuteur, vous pouvez partager votre écran, demander l’accès à distance si besoin et même enregistrer la conversation si vous avez besoin de vous faire un Replay. Sans compter qu'en installant l'extension Chrome et si vous utilisez google Agenda, vous pouvez créer des liens directement dans l'événement Google Agenda.

    2. Calendly : Je le combine avec Zoom grâce à la version payante pour faciliter la gestion de mes rendez-vous en ligne. Il vous suffit d'envoyer le lien à vos clients https://calendly.com/nelly-bourhis ou même l'intégrer à votre site internet, il vous fait gagner au moins 3 mails ! Il se synchronise avec votre agenda Google et envoi un mail de confirmation à votre interlocuteur. Extension Google Chrome vraiment utile pour intégrer des créneaux dans vos mails et il existe maintenant une appli mobile. Et surtout, si votre interlocuteur veut replanifier ou annuler le rdv : il peut le faire tout seul !

    Pour le travail Collaboratif, ces outils qui facilitent vraiment le travail tous ensemble :

    3. Trello : Pour organiser vos idées, vos tâches à réaliser. À la manière d’un grand tableau Post-it, vous ajoutez la notion de "liste" pour mieux organiser vos projets et vous mettre des échéances, des documents, des liens, des commentaires, des checklists… ET surtout partagez cela avec une équipe, un associé ou même un client. Vraiment l’outil de gestion de projet le plus simple que je connaisse. Il y'a une base de tableaux préformatés pour vous inspirer. Je l'ai également utilisé pour l'élaboration du Business Model Canva, Team et bien d'autres encore.

    4. Slack : Parce qu'il faut en finir avec les ping-pong de mails ! je vous conseille d'opter pour la messagerie instantanée qui est au coude à coude avec Teams l'outil Microsoft. Grâce aux applications que l’on peut ajouter, par exemple avec votre Trello notamment celle de MailClark vous pouvez créer des channels “fils de discussion” dédié à chacune de vos sources de messages e-mail si vous avez plusieurs adresses mail, messages de votre page Facebook, LinkedIn… Et bien sûr si vous travaillez en équipe ou même avec un client, vous pouvez créer des “channels/canaux” pour permettre à vos interlocuteurs de ne plus vous envoyer de mails et échanger en direct avec vous en créant un canal spécifique pour chacun des sujets (communication/gestion/production par exemple).

    5. Google Drive : Avec l’outil de sauvegarde et de synchronisation, vous retrouvez vos documents de n’importe où grâce à vos adresses Gmail ou Gsuite pas besoin d’avoir la suite Office pour rédiger un document, tableau ou présentation type Powerpoint et en plus vous pouvez utiliser les formulaires en ligne voir même plein d’autres applications gratuites par exemple MindMup pour faire des cartes de mes pensées 😉 ou SignRequest pour signer en ligne vos documents avec certification légale.

    Et oui, il faut continuer à signer des contrats, mais en ligne !

    6. SignRequest : J'ai testé plusieurs outils au fil des année d'abord DocuSign puis la suite Adobe Sign qui est devenue bien trop cher... et depuis peu nous utilisons SignRequest. Je le trouve assez simple, vous téléchargez votre contrat/devis, vous indiquez à qui vous souhaitez l'adresser, puis les endroits où il faut signer si nécessaire. Votre client le reçoit pour signature et lorsque tout le monde a signé, chacun reçois une copie du document signé avec le certificat si besoin.

    Pour la facturation, le suivi comptable, les payements en ligne :

    7. GoCardLess : Je suis une gestionnaire dans l'âme et du coup pour moi se faire payer est un indispensable de la gestion de trésorerie, donc vous pouvez toujours donner votre IBAN à votre client, s'il n'a pas envie, il ne le fera pas...du coup et mes clients le savent, je les aime mais nous sommes des entrepreneurs.es et c'est toujours mieux quand la relation est sécurisée. GoCardLess est idéal pour les abonnements, paiements échelonnés mais peut aussi s'appliquer pour un paiement unique. L'avantage c'est que c'est vous qui décidez de prélever si c'est nécessaire grâce au Mandat SEPA qui contrairement à la carte bancaire ne périme pas !

    8. QuickBooks : Nous l'utilisons maintenant depuis 2 ans et comme c'est moi qui m'occupe du suivi comptable et financier, je suis bien contente de l'avoir. C'est payant mais il y'a différente formule selon la taille de votre entreprise. Création de devis/factures, suivi des factures en retard. Suivi comptable complet et si en plus vous avez un comptable qui travaille avec c'est vraiment très utile. Et j'aime beaucoup la possibilité de rendre possible le payement des factures envoyés à vos clients avec Paypal. En gestion de trésorerie c'est important !

    9. Zervant : Là on parle “Facturation” seulement, si vous n’avez pas de logiciel de gestion/facturation c’est l’occasion d’abandonner excel ! Et en plus vous pouvez avoir un suivi des règlements et centraliser votre fichier client.

    Pour la communication, vos visuels et autres "jolis" documents :

    10. Canva : Je suis un peu touche à tout et j'aime quand c'est "joli" alors je me suis mise à utiliser Canva pour être certaine d'avoir le bon format selon l'usage, les bonnes couleurs et la police qui va bien. Je l'ai testé pour tous mes visuels de réseaux sociaux, des présentations, des affiches, des cartes de visites et même des CV!

    Il se peut que certain de ces sites soit en anglais c'est pourquoi j'utilise le navigateur Chrome sur lequel j'ai installé GoogleTranslate qui détecte qu'il s'agit d'un site "en anglais" et vous propose de le traduire, ne vous en privez pas !

    A tester parce qu'il y'a une offre "spécial confinement" :

    Zoho : Merci pour leur solidarité, ils offrent l'offre "Remotely" gratuitement jusqu'au 1er juillet 2020. Avec une deux outils qui sont particulièrement intéressant ZOHO MEETING qui vous permet de faire de la visio-conférence et des webinaires sans restrictions. Vous programmez le webinaire et cela créé un lien d'inscription avec votre logo, bien pratique comme ça vous n'avez pas à gérer l'envoi du lien à vos prospects/clients/interlocuteurs. Et ZOHO SHOWTIME qui vous permettra de dispenser vos cycles de formation à distance.

    Klaxoon : Klaxoon se mobilise pour vous permettre de mettre en place rapidement le télétravail.
    Bénéficiez de 3 mois d'essai et d'un programme d'accompagnement dédié au travail à distance en équipe.
    Outil vraiment ludique pour l'animation de formations ou de réunions et pas que en ligne ! Bien souvent, ils regardent tous leurs smartphones et bien là, ils auront une bonne excuse ! Imaginez que votre paperboard soit virtuel, que chacun des participants sort enfin son smartphone en réunion pour travailler (et pas regarder son facebook 😉 )... Vous lancez une question et bim chacun l'écrit sur le tableau virtuel via son smartphone, le classe et le summum c'est que vous n'avez même pas de restitution à faire... il le fait pour vous ! Et ce n'est qu'une partie des fonctionnalités de l'outil !

    Les Bonus, selon vos besoins :

    Typeform : Pour faire de super questionnaires en ligne. Dans la version gratuite jusqu'à 10 questions mais bien utile pour lancer une canne à pêche à vos clients, obtenir un retour suite à une formation ou mener une enquête de satisfaction rapide.

    Zapier : L'outil ultrageek pour automatiser des tâches. (un début d'automation marketing...) L'outil peut par exemple analyser votre gmail pour prendre tous les mails avec un certain expéditeur et créer des cartes trello sans que vous ayez à faire quelque chose. Vraiment utile si vous avez commencé à mettre en place d'autres tâches automatisées. Imaginons que vous ayez besoin d'envoyer un questionnaire/un document à chaque personne qui prend rendez-vous avec vous sur Calendly et bien Zapier va le faire et pendant ce temps vous pouvez boire un cocktail ou un café ou travailler sur autre chose de plus utile ;)!

    Doodle : Le plus connu de tous pour la détermination d'une date surtout si il y'a plusieurs personnes concernés.

    Vous avez lu mais vous êtes perdu.e ? Pas de panique on peut se prendre un rendez-vous de diagnostic pour en parler et évaluer si je peux vous accompagner pour optimiser tous ces outils ! Prenez un rendez-vous de diagnostic en ligne !

     

    Et parce que je suis maman et que ça m'a fait beaucoup rire 😉 #lesparentscomprendont

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